Un responsabile della protezione dei dati (DPO) è una persona fisica o giuridica che è responsabile del rispetto della legge sulla protezione dei dati nell'azienda.
Il responsabile della protezione dei dati può essere un dipendente interno o esterno. Il responsabile della protezione dei dati deve avere una competenza adeguata nel campo della pratica della protezione dei dati e del diritto della protezione dei dati.
Deve anche avere conoscenze organizzative, tecniche e giuridiche ed essere in grado di eseguire facilmente i compiti minimi dell'art. 39. Inoltre, deve avere la capacità di progettare, implementare e gestire un sistema di gestione della protezione dei dati.
Obbligo di nominare un responsabile della protezione dei dati (art. 37)
Secondo l'articolo 37, paragrafo 1 del GDPR, il responsabile del trattamento e l'incaricato del trattamento devono nominare un responsabile della protezione dei dati in ogni caso se:
- il trattamento è effettuato da un'autorità o un organismo pubblico, ad eccezione dei tribunali che agiscono nell'esercizio delle loro funzioni giudiziarie,
- l'attività principale del responsabile del trattamento o dell'incaricato del trattamento consiste nell'effettuare trattamenti che, per la loro natura, la loro portata e/o le loro finalità, richiedono un ampio controllo regolare e sistematico degli interessati, oppure
- l'attività principale del controllore o dell'incaricato del trattamento consiste nel trattamento estensivo di categorie speciali di dati ai sensi dell'art. 9 o di dati personali relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10.
Pubblicazione delle informazioni di contatto del Responsabile della protezione dei dati
I dati di contatto del responsabile della protezione dei dati devono essere pubblicati e devono essere registrati presso l'autorità di controllo.
Il GDPR distingue tra nomi e dati di contatto. Per rispettare l'obbligo di pubblicazione, è sufficiente che il controllore pubblichi solo l'indirizzo e la mailbox funzionale. Il nome dell'RPD non è obbligatorio, ma è raccomandato come misura di rafforzamento della fiducia.
Il responsabile del trattamento deve anche garantire che gli interessati possano contattare il DPO all'indirizzo e-mail fornito se hanno domande sul trattamento dei loro dati personali e sull'esercizio dei loro diritti ai sensi del GDPR. Deve anche assicurarsi che la casella di posta sia controllata regolarmente e che gli interessati ricevano una risposta il più presto possibile.
Posizione del responsabile della protezione dei dati (art. 38)
Il controllore e l'incaricato del trattamento devono assicurarsi che il responsabile della protezione dei dati sia adeguatamente coinvolto in una fase iniziale in tutte le questioni relative alla protezione dei dati personali, per esempio:
- l'acquisto e l'introduzione di nuovi prodotti software;
- lo sviluppo di nuovi prodotti interni;
- la progettazione della strategia di marketing;
- la verifica della conformità al GDPR dei potenziali partner.
L'RPD deve disporre di tutte le risorse necessarie per svolgere il suo lavoro in modo produttivo e senza impedimenti, per esempio:
- Stanze, attrezzature e risorse;
- Personale di supporto;
- Accesso ai dati personali e operazioni di trattamento.
Deve anche essere messo in grado di rispettare le sue competenze, per esempio:
- Educazione continua;
- Formazioni;
- Letteratura tecnica.
Inoltre, il responsabile del trattamento e l'incaricato del trattamento devono assicurarsi che il responsabile della protezione dei dati non riceva alcuna istruzione relativa all'esecuzione dei suoi compiti. Non può essere licenziato o subappaltato per l'esecuzione di questi compiti. Il DPO riferisce alla direzione più alta o al processore, ma non ha potere decisionale.
Il DPO può anche svolgere altri compiti e doveri nell'azienda oltre alle sue attività di protezione dei dati. Tuttavia, bisogna assicurarsi che questi compiti e doveri non portino a un conflitto di interessi.
Compiti del responsabile della protezione dei dati (art. 39)
Il responsabile della protezione dei dati ha almeno i seguenti compiti (art. 39, par. 1):
- Informare e consigliare il controllore o l'incaricato del trattamento e i dipendenti in merito ai loro obblighi ai sensi del GDPR e di altri regolamenti sulla protezione dei dati;
- Monitoraggio della conformità al GDPR e di altri regolamenti sulla protezione dei dati;
- Monitorare le politiche di protezione dei dati personali del controllore o del processore;
- Sensibilizzazione e formazione del personale coinvolto nelle operazioni di lavorazione;
- Consigliare il controllore (su richiesta) in relazione alla valutazione dell'impatto sulla protezione dei dati e monitorare la sua attuazione;
- Cooperazione con l'autorità di vigilanza;
- Punto di contatto per l'autorità di controllo su questioni relative al trattamento dei dati, compresa la consultazione preventiva ai sensi dell'art. 36.
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